- ใบ ร.ร.3 คืออะไร และ ใบ ร.ร.4 คืออะไร ? กฎหมายสำคัญที่เจ้าของโรงแรมห้ามละเลย
- สรุปขั้นตอนการทำและส่งใบลงทะเบียนเข้าพักโรงแรม
- ช่องทางการส่ง ร.ร.4
- ขั้นตอนการส่ง ร.ร.4 ออนไลน์มีอะไรบ้าง ?
- ยกระดับการทำ แบบฟอร์มลงทะเบียนเข้าพักโรงแรม ให้ง่ายขึ้นด้วย FROMAS PMS
- อย่าปล่อยให้ความผิดพลาดของเอกสาร ทำให้โรงแรมของคุณโดนปรับ !
- คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ขั้นตอนที่สร้างความปวดหัวให้กับพนักงานหน้าฟรอนต์มากที่สุดอย่างหนึ่ง คือการต้องคีย์ข้อมูลใน บัตรทะเบียนผู้พัก (ร.ร.3) ให้ครบถ้วน และการจัดทำรายงาน ร.ร.4 เพื่อส่ง กรมการปกครอง ในรูปแบบไฟล์ Excel ซึ่งต้องทำเป็นประจำทุกวัน หากโรงแรมของคุณมีแขกเข้าพักจำนวนมาก ขั้นตอนนี้อาจกินเวลาหลายชั่วโมง และเสี่ยงต่อความผิดพลาดได้ง่าย
จะดีกว่าไหม ถ้าคุณกำจัดความวุ่นวายนี้ด้วยระบบอัตโนมัติอย่าง ระบบจัดการโรงแรม (Hotel PMS) ที่ช่วยดึงข้อมูลจาก เครื่องอ่านบัตรประชาชน หรือ Passport Scanner เข้าสู่ระบบได้ทันที ช่วยลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน และทำให้การจัดการ แบบฟอร์มลงทะเบียนเข้าพักโรงแรม กลายเป็นเรื่องง่ายเพียงไม่กี่คลิก
ใบ ร.ร.3 คืออะไร และ ใบ ร.ร.4 คืออะไร ? กฎหมายสำคัญที่เจ้าของโรงแรมห้ามละเลย
ในธุรกิจที่พักอาศัย การจัดทำเอกสารบันทึกข้อมูลผู้เข้าพักไม่ใช่แค่เรื่องของการเก็บสถิติ แต่เป็นข้อบังคับตามพระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547 ที่ต้องจัดทำและส่งรายงานให้นายทะเบียน (กรมการปกครอง) หากละเลย อาจนำไปสู่โทษปรับที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจได้
แบบ ร.ร.3 (บัตรทะเบียนผู้พัก – ตามมาตรา 35)
แบบ ร.ร.3 คือเอกสารที่ใช้บันทึกรายละเอียดผู้เข้าพักทันทีที่มีการ เช็กอินโรงแรม (หรือที่คุ้นเคยกันในชื่อ Registration Card) โดยโรงแรมต้องให้ผู้เข้าพักทุกคนกรอกข้อมูลและลงลายมือชื่อในบัตร
- ข้อกำหนดสำคัญ: ต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน ห้ามเว้นว่างโดยไม่มีเหตุผล
- กรณีพิเศษ: หากผู้เข้าพักอายุต่ำกว่า 18 ปี และเข้าพักตามลำพัง ต้องให้ผู้จัดการหรือผู้แทนเซ็นรับรอง
- การจัดเก็บ: ใบลงทะเบียนเข้าพักโรงแรม นี้ต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 1 ปี และพร้อมให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบได้ตลอดเวลา
หากผู้เข้าพักเป็นชาวต่างชาติ นอกจากต้องกรอก ร.ร.3 แล้ว โรงแรมยังมีหน้าที่ต้องแจ้งที่พักให้ตรวจคนเข้าเมืองภายใน 24 ชั่วโมงตามระบบ TM30 ออนไลน์ด้วย
แบบ ร.ร.4 (ทะเบียนผู้พัก – ตามมาตรา 35, 36)
แบบ ร.ร.4 คือ “ทะเบียนรวม” รายชื่อผู้เข้าพักในแต่ละวัน ซึ่งเป็นการสรุปข้อมูลที่ดึงมาจากใบ ร.ร.3 อีกทีหนึ่ง โดยทางโรงแรมมีหน้าที่จัดทำให้เสร็จสิ้นภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากการเช็กอิน
- ข้อกำหนดสำคัญ: ต้องส่งสำเนา ทะเบียนผู้พัก ให้แก่นายทะเบียนทุกสัปดาห์
- หลักฐาน: นายทะเบียนจะออกใบรับมอบไว้ให้เพื่อเป็นหลักฐานการส่งข้อมูล
- กรณีเอกสารสูญหาย (มาตรา 37): หากทะเบียน ร.ร.4 สูญหายหรือถูกทำลาย ต้องรีบแจ้งขอคัดลอกสำเนาจากนายทะเบียนทันที
ระวัง ! โทษหากไม่ปฏิบัติตาม (มาตรา 56 และ 61): การไม่จัดทำทะเบียนหรือส่งรายงานตามที่กฎหมายกำหนด มีโทษปรับตั้งแต่ 20,000 บาท ไปจนถึง 100,000 บาท และอาจมีค่าปรับรายวันอีกด้วย
| กรณีละเมิด | โทษ |
| ไม่จัดทำ ร.ร.3 หรือ ร.ร.4 / ไม่ส่งสำเนา / ไม่เก็บไว้ตามเวลา | ปรับทางปกครอง 20,000 – 100,000 บาท |
| แจ้งข้อมูลเท็จลงใน ร.ร.3 หรือ ร.ร.4 | จำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือปรับไม่เกิน 1,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ |
สรุปขั้นตอนการทำและส่งใบลงทะเบียนเข้าพักโรงแรม
| ขั้นตอน | ระยะเวลา | ผู้รับผิดชอบ |
| 1. กรอกแบบ ร.ร.3 (ให้ผู้เข้าพักเซ็นชื่อ) | ทันทีเมื่อเข้าพัก | ผู้จัดการ |
| 2. รวมข้อมูลไปยังแบบ ร.ร.4 | ภายใน 24 ชม. | ผู้จัดการ |
| 3. ส่งสำเนา ร.ร.4 ให้ “นายทะเบียน” | ทุกสัปดาห์ | ผู้จัดการ |
| 4. เก็บเอกสาร ร.ร.3 และ ร.ร.4 | อย่างน้อย 1 ปี | ผู้จัดการ |
ช่องทางการส่ง ร.ร.4
- ยื่นด้วยตัวเองที่เขต / อำเภอ
- ยื่นผ่าน E-mail
- ยื่นผ่านช่องทางออนไลน์ – เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ประกอบธุรกิจโรงแรม กรมการปกครองได้เปิดระบบ “รับรายงานทะเบียนผู้พัก (ร.ร.4) ทางอิเล็กทรอนิกส์” ให้ผู้จัดการโรงแรมสามารถส่งข้อมูลแบบออนไลน์ได้อย่างถูกต้องและประหยัดเวลา โดยในบทความนี้ เราจะแนะนำการนำส่งเอกสารผ่านช่องทางนี้
นอกจาก ร.ร.4 แล้ว โรงแรมที่รับแขกชาวต่างชาติยังต้องแจ้ง TM30 ออนไลน์ผ่านระบบตรวจคนเข้าเมือง ภายใน 24 ชั่วโมงหลัง Check-in ด้วยเช่นกัน
ขั้นตอนการส่ง ร.ร.4 ออนไลน์มีอะไรบ้าง ?
1. สมัครแจ้งการส่งข้อมูลทะเบียนผู้พัก (ร.ร.4) ทางระบบอิเล็กทรอนิกส์
โดยใช้ใบสมัครจากเว็บไซต์กรมการปกครอง พร้อมแนบเอกสารใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม – ใบสมัคร
2. รอการอนุมัติจากนายทะเบียน
เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบข้อมูลและแจ้งผลผ่านอีเมลที่ลงทะเบียนไว้ เมื่ออนุมัติแล้วจะได้รับ Username / Password เพื่อเข้าใช้งานระบบ
3. เข้าสู่ระบบ iservice กรมการปกครอง
เข้าเว็บไซต์ระบบ iservice และล็อกอินด้วยข้อมูลที่ได้รับ
4. เลือก “รายงานทะเบียนผู้พัก”
คลิกเมนู “ส่งแบบ ร.ร.4“
5. เลือกวิธีกรอกข้อมูล (มี 2 แบบ)
แบบที่ 1:
กรอกข้อมูลทีละรายการ ระบุชื่อ-นามสกุล, สัญชาติ, เลขที่เอกสาร (พาสปอร์ต / บัตรประชาชน), ห้องพัก, วันเข้า-ออก ฯลฯ ของแขกที่เข้าพักจนครบทุกคนในแต่ละวัน จากนั้นระบบจะรวบรวมเป็นรายงาน ร.ร.4 ให้อัตโนมัติ
แบบที่ 2:
อัปโหลดทีละหลายรายการผ่านไฟล์ Excel (แนะนำสำหรับโรงแรมขนาดกลาง-ใหญ่)
- อัปโหลดทีละหลายรายการผ่านไฟล์ Excel (แนะนำสำหรับโรงแรมขนาดกลาง-ใหญ่)
- ดาวน์โหลดไฟล์ Template Excel จากระบบ
- กรอกข้อมูลผู้เข้าพักใน Excel ตามแบบที่กรมการปกครองกำหนด
- กลับเข้ามาที่ระบบ → เลือก “อัปโหลดไฟล์” → แนบไฟล์ .xls/.xlsx → กด “ส่ง”
- ข้อมูลจะถูกแปลงเป็นแบบ ร.ร.4 อัตโนมัติ
6. จัดส่งข้อมูลเรียบร้อย
หลังจากกดส่งแล้ว ระบบจะออก “ใบรับมอบ” (PDF) ให้ดาวน์โหลดเก็บไว้เป็นหลักฐาน สามารถพิมพ์เพื่อแสดงต่อเจ้าหน้าที่เมื่อตรวจสอบได้
หมายเหตุสำคัญ
- บัตร ร.ร.3 (แบบที่ผู้เข้าพักเซ็นชื่อ) ยังจำเป็นต้องเก็บไว้ที่โรงแรม ไม่ต้องอัปโหลด
- ระบบนี้ใช้เฉพาะการส่งสำเนาทะเบียน ร.ร.4 เท่านั้น
- ควรส่งภายในทุกสัปดาห์ตามที่กฎหมายกำหนด
- หากระบบมีปัญหา สามารถพิมพ์แล้วนำส่งที่ว่าการอำเภอ / จังหวัดได้ตามปกติ
ข้อดีของการส่งออนไลน์:
- ไม่ต้องเดินทางไปส่งเอกสาร
- สามารถส่งจากโรงแรมได้ทุกวัน
- ลดความผิดพลาดในการกรอกมือ
- มีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไว้เป็นหลักฐานตรวจสอบย้อนหลัง
ยกระดับการทำ แบบฟอร์มลงทะเบียนเข้าพักโรงแรม ให้ง่ายขึ้นด้วย FROMAS PMS
จะดีกว่าไหม ถ้าคุณไม่ต้องเสียเวลามานั่งพิมพ์ชื่อแขกหรือกรอกเลข พาสปอร์ต ลงใน Excel ทีละช่อง ? FROMAS PMS ถูกพัฒนามาเพื่อแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ !
- One-Click Export: ระบบสามารถดึงข้อมูลการเช็กอินมาสร้างเป็นไฟล์ Excel รายงาน ร.ร.4 ได้ทันทีตามรูปแบบที่กรมการปกครองกำหนด
- Accuracy: ลดความผิดพลาดในการสะกดชื่อหรือเลขบัตรประชาชน
- Efficiency: ลดภาระพนักงานฟรอนต์ ให้มีเวลาบริการลูกค้ามากขึ้น ไม่ต้องเสียเวลากับงานเอกสารซ้ำซ้อน
อย่าปล่อยให้ความผิดพลาดของเอกสาร ทำให้โรงแรมของคุณโดนปรับ !
การบริหารจัดการโรงแรมมีรายละเอียดที่ต้องใส่ใจมากมาย โดยเฉพาะเรื่องข้อบังคับทางกฎหมาย ค่าปรับโรงแรมที่สูงถึง 100,000 บาทนั้น “ไม่คุ้มเลย” เมื่อเทียบกับการลงทุนในเทคโนโลยีที่ช่วยลดความเสี่ยง อย่าปล่อยให้พนักงานหน้าฟรอนต์ต้องล้ากับการคีย์ข้อมูลจนเกิดความผิดพลาด เปลี่ยนมาใช้ ระบบจัดการโรงแรม ที่มีความเสถียรและรองรับกฎหมายไทย เพื่อความสบายใจและภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพของโรงแรมคุณ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
พร้อมเสริมความสะดวกอีกขั้นด้วยการเชื่อมต่อกับ Passport Scanner และ Thai ID Card Reader
FROMAS ยังรองรับการเชื่อมต่อกับอุปกรณ์อ่านพาสปอร์ตและบัตรประชาชนไทย ซึ่งช่วยดึงข้อมูลแขกโดยอัตโนมัติขณะเช็คอิน และพิมพ์ใบ ร.ร.3 ตาม format มาตรฐานของกรมการปกครองได้ทันที ลดภาระในการพิมพ์ข้อมูลด้วยมือ ลดข้อผิดพลาดจากการสะกดผิด และมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่บันทึกมีความถูกต้องครบถ้วน พร้อมสำหรับการออกใบ ร.ร.4 ทันที
เพียงไม่กี่คลิก โรงแรมของคุณก็สามารถจัดการรายงาน ตม.30 ได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ พร้อมยกระดับประสบการณ์การทำงานให้เป็นระบบและสะดวกกว่าที่เคย
ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
FROMAS
ระบบบริหารโรงแรม
Document Reader
เชื่อมต่อเครื่องอ่าน ID/Passport
